Telearbeit und mobiles Arbeiten

Im Abschnitt 2 des Antrages kann neben einem regelmäßigen Turnus auch ein abweichender, individueller Bedarf angegeben werden. Da ein regelmäßiger Turnus in den meisten Fällen die Arbeitsorganisation durch die Führungskräfte erleichtert oder erst ermöglicht, bitten wir Sie, den abweichenden, individuellen Bedarf kurz darzustellen und zu begründen.

Die Vorgehensweise des wochenweisen Wechsels zwischen der Dienststelle und dem häuslichen Arbeitsplatz hat sich während der Corona-Pandemie für einige Ämter bewährt und sollte daher als eine mögliche Variante auch für die alternierende Telearbeit beibehalten werden.

Eine Einschränkung hierfür ergibt sich jedoch aus den Voraussetzungen des Paragrafen 3 der Dienstvereinbarung Nr. 42/2022 zum Arbeiten außerhalb der Diensträume. Der jeweiligen Amtsleitung obliegt die Verantwortung für die Arbeitsorganisation in ihrem Fachbereich. Somit trifft sie auch die finale Entscheidung über die gestellten Anträge.

DV 42/2022

Die alternierende Telearbeit ist neben der Arbeit im Hauptwohnsitz auch aus dem Nebenwohnsitz heraus möglich, wenn die entsprechenden Voraussetzungen der Dienstvereinbarung erfüllt sind. Gerade in der Anfangsphase sollte sich der häusliche Arbeitsplatz im üblichen Anreisebereich des Beschäftigten befinden, um u. a. auch die Einrichtung des Arbeitsplatzes zu gewährleisten.

Im Zusammenhang mit der Evaluation der Dienstvereinbarung wird über eine Ausweitung der Regelung diskutiert. Wir halten Sie auf dem Laufenden.

Das Zimmer, in dem sich der häusliche Arbeitsplatz befindet, kann natürlich auch für private Zwecke genutzt werden. Allerdings sind die Anforderungen des Datenschutzes, der Informationssicherheit und des Arbeitsschutzes einzuhalten. Während der Arbeit am häuslichen Arbeitsplatz dürfen Unbefugte keine Einsicht oder Zugang zu Papierakten oder dem Bildschirm haben. Nach Abschluss der Arbeit müssen die Papierakten sicher vor dem Zugriff Unbefugter verwahrt werden. Das Verschließen des Arbeitszimmers kommt lediglich als Ersatz für das Verstauen in einem verschließbaren Möbelstück in Betracht. Mehr dazu finden Sie in den Anlagen unter Punkt 2 der Dienstanweisung Nr. 67/2022 zur Gewährleistung des Datenschutzes beim Arbeiten außerhalb der Diensträume.

Dienstanweisung Nr. 67/2022

Da die Papierakten voraussichtlich nicht am gleichen Tag zur Dienststelle zurückgeführt werden, sind sie zusätzlich entweder in einem verschließbaren Möbelstück (Aktenschrank) oder verschließbaren Arbeitszimmer zu verwahren.

Die Dienstanweisung Nr. 67/2022 zur Gewährleistung des Datenschutzes beim Arbeiten außerhalb der Diensträume regelt hierzu in der Anlage Schutzmaßnahmen, unter Punkt 2 Buchstaben c und d Folgendes:

c) Die Papierakten sind nach Beendigung der dienstlichen Tätigkeit im verschlossenen Aktenkoffer bzw. in der verschlossenen Aktentasche aufzubewahren.

d) Falls die Papierakten nicht am gleichen Tag zur Dienststelle zurückgeführt werden, sind diese zusätzlich in einem verschlossenen Möbelstück zu verwahren. Steht ein abschließbares Arbeitszimmer zur Verfügung, kann auf dieses zusätzliche Verschließen verzichtet werden.

Werden keine Papierakten für die Ausübung der Telearbeit benötigt, ist ein Aktenschrank nicht erforderlich.

Dienstanweisung Nr. 67/2022

Für die Dauer der Vereinbarung bzw. Genehmigung stellt die Dienststelle den Beschäftigten gemäß § 5c Abs. 3 der Dienstvereinbarung Nr. 42/2022 für die Einrichtung des häuslichen Arbeitsplatzes das Mobiliar, die Arbeitsmittel sowie ein Telefon zur Verfügung. Bei dem Aktenschrank gemäß § 5c Abs. 4 Buchstabe c) handelt sich um einen halbhohen Schrank.

Das Standardmaß für die Aktenschränke beträgt H = 1.150 mm, B = 950 mm, T = 400 mm.

Dienstvereinbarung Nr. 42/2022

Unter gewissen Voraussetzungen können ein eigener Schreibtisch und ein Bürostuhl ausreichend sein, um an der alternierenden Telearbeit teilnehmen zu können. Die Möbel müssen aber den Regeln der Ergonomie für Bildschirmarbeitsplätze entsprechen. Wenn für keine Tätigkeit die Mitnahme von Papierakten zum häuslichen Arbeitsplatz notwendig und die Ausleuchtung des Arbeitsbereiches ausreichend ist (500 Lux auf der Arbeitsfläche), wird kein Aktenschrank oder zusätzliche Beleuchtung benötigt (siehe DA 67/2022).

Anstelle eines festen Telefons wird eine sogenannte Softphone-Lösung angestrebt, bei der das Telefonieren mittels eines Programms über die Verbindung zur Kreisverwaltung erfolgt.

Der Arbeitstisch muss den arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen genügen. Dazu zählt eine ausreichende Arbeitsfläche mit einer Mindestbreite von 120 cm und einer Tiefe von 70 cm, sofern nicht mit großen Mengen Papierakten gearbeitet werden muss. Die Oberfläche des Arbeitstisches darf nicht spiegelnd sein.
Vor allem müssen eine ergonomisch korrekte Sitzhaltung ermöglicht und ausreichende Beinfreiheit vorhanden sein. Hinweise dazu sind in der Anlage 8 der Dienstvereinbarung Nr. 42/2022 oder in der DGUV-I 215-410 zu finden. Insbesondere die Ermöglichung der ergonomisch korrekten Sitzhaltung erfordert gegebenenfalls eine Höhenanpassbarkeit des Arbeitstisches.

Dienstvereinbarung Nr. 42/2022

DGUV-I 215-410

Erforderlich ist ein ergonomischer Drehstuhl. Nein. Ein Bürohocker, Sitzball o. Ä. entsprechen nicht den Mindestanforderungen der Arbeitsstättenregelungen (5-flügeliges Fußkreuz, höhenverstellbare Sitzfläche und verstellbare Lehne).

Die Dienststelle stattet die Arbeitsplätze  auch mit Mobiliar aus, dass bei Austritten aus der Verwaltung zurückgeführt wird.

Nein. Den Beschäftigten in alternierender Telearbeit werden nachträglich keine dienstlichen Ausstattungsgegenstände zur Verfügung gestellt. Es sei denn, es handelt sich um einen neu gestellten Antrag wie z. B. im Falle von privaten Umzügen oder um Kleinstgegenstände wie Fußstützen, Lampen usw. In diesen Fällen obliegt die Entscheidung über die Bereitstellung dem Hauptamt.

Es kann ausreichen, einen einzelnen Telearbeitsplatz einzurichten. Dies setzt voraus, dass sich die jeweils vereinbarten Telearbeitszeiten nicht überschneiden und Akten untereinander nicht zugänglich sind. Jede Person muss dennoch einen Antrag für alternierende Telearbeit stellen, jedoch genügt es dann, nur einmal den Bedarf für die räumliche Ausstattung anzugeben. Die bereitgestellte IT kann ebenfalls gemeinsam genutzt werden. Allerdings wird jede Person eigene Zugangsdaten erhalten. Teilen Sie dem IT-Service bitte mit, für welche Person bereits IT-Ausstattung gestellt wurde und dass Sie selbst daher keine benötigen.

Die Beschäftigten haben die dienstlich bereitgestellten Ausstattungsgegenstände gemäß § 12 der Dienstvereinbarung Nr. 42/2022 unverzüglich zurückzugeben.
IT-Technik und Kleinstgegenstände wie Fußstützen, Lampen usw. führen die Beschäftigten selbst zurück.
Die Rückführung der größeren, dienstlich bereitgestellten Ausstattungsgegenstände wie Tische und Stühle usw. organisiert das Hauptamt.
Das Hauptamt und/oder das Amt für Digitalisierung und Informationstechnik nehmen Kontakt mit den Beschäftigten auf, um die jeweiligen Rückführungskonditionen festzulegen.
Größeres Mobiliar können die Beschäftigten vorab abkaufen.

DV 42/2022

Ja. Für die alternierende Telearbeit ist ausschließlich die von der Dienststelle zur Verfügung gestellte IT zu verwenden. Eine private Nutzung der dienstlichen IT ist im Umkehrschluss nicht gestattet.
Die strikte Trennung von privater und dienstlicher IT beruht hauptsächlich auf Anforderungen der Informationssicherheit und des Datenschutzes. Ausschließlich die Nutzung von privaten Bildschirmen ist möglich, sofern diese bei der Begutachtung durch die Fachkraft für Arbeitsschutz als geeignet eingestuft wurden. Anstelle eines Monitors kann den Beschäftigten in diesem Fall ein Umschalter (HDMI- oder Displayport-Switch) oder ein geeignetes Datenkabel zur Verbindung mit dem dienstlichen Thin-Client und dem privaten Computer gestellt werden.

Gemäß der Veröffentlichung der Landesdatenschutzbeauftragten (LDA) zu Maßnahmen zur Umsetzung des Datenschutzes bei Heimarbeit ist derzeitig lediglich die Verbindung des Thin-Clients mit dem Router über ein Netzwerkkabel zugelassen. Eine Anfrage des Landkreises Teltow-Fläming bei der LDA zur Nutzung von WLAN-Verbindungen im häuslichen Netz der Beschäftigten ist jedoch gestellt. Die Antwort steht derzeit noch aus.

Im Antragsverfahren ist die Möglichkeit der Kenntlichmachung von privat gestellten Peripheriegeräten wie Tastatur, Maus oder Monitor nicht vorgesehen. Der Grund: Gegenwärtig kann  kann nicht sichergestellt werden, dass die privaten Geräte in Verbindung mit dem Thin-Client funktionieren. Ein weiteres Problem sind kabellose Tastaturen, Headsets und Videokonferenzkameras dar. Sie entsprechen oft nicht den Anforderungen des Datenschutzes, da die Funksignale von Dritten aufgefangen und unrechtmäßig weiterverarbeitet werden könnten. Um die Nutzung von privaten Monitoren zu ermöglichen, wird das SG Informationstechnik anstelle von Bildschirmen auch Umschalter für Monitorkabel (HDMI-/Displayport-Switch) zur Verfügung stellen. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit überprüft bei der Begutachtung des Arbeitsplatzes die Monitore auf auf ihre Eignung.

Sofern am Arbeitsplatz in der Dienststelle ein zweiter Monitor installiert ist, wurde der Bedarf dafür bereits festgestellt. Es genügt, bei der Übergabe und Einweisung in die IT für die alternierende Telearbeit darauf hinzuweisen.

Die Nutzung eines privaten Telefons ist nicht vorgesehen. Zukünftig soll eine sogenannte Softphone-Lösung zur Verfügung stehen. An einer Zwischenlösung wird gearbeitet.

Nein. Das IT-Sicherheits- und Datenschutzkonzept sieht keine Ausdrucke am häuslichen Arbeitsplatz vor. Die jeweilige Amtsleitung nimmt hierzu im Antragsverfahren eine Prüfung vor. Sollten Ausdrucke für eine bestimmte Aufgabe, d. h. Verarbeitungstätigkeit, zwingend notwendig sein, dann darf diese Aufgabe nicht in alternierender Telearbeit erfolgen und es wird dafür keine Genehmigung zur Tätigkeit am häuslichen Arbeitsplatz erteilt.

Bei der alternierenden Telearbeit verbinden Sie sich direkt mit dem IT-Netzwerk der Kreisverwaltung. Der Zugriff auf das Intranet und alle dort verlinkten Anwendungen ist deshalb ohne weiteres möglich. Der Zugriff auf Internetanwendungen, wie Beck-Online erfolgt somit ebenfalls auf sicherem Wege über das IT-Netzwerk der Kreisverwaltung.

Nein. Mobiles Arbeiten beschränkt sich auf Tätigkeiten mit dienstlicher Erfordernis außerhalb der Dienststelle und außerhalb des häuslichen Arbeitsplatzes. Eine sichere Verbindung zum IT-Netzwerk der Kreisverwaltung kann in diesem Fall nicht gewährleistet werden. Zur Nutzung von Fachanwendungen oder Microsoft Outlook ist eine Verbindung allerdings erforderlich. Zudem unterliegen Tätigkeiten des mobilen Arbeitens besonders hohen Anforderungen an die Informationssicherheit und den Datenschutz. Daher kann allgemein ein Zugriff auf die Programme, die auch auf dem Arbeits-PC installiert sind, für das mobile Arbeiten nicht angeboten werden.

Bereits umgesetzte Lösungen für Sachgebiete mit einem Schwerpunkt auf Auswärtstätigkeiten bleiben bestehen.

Die Bereitstellungsdauer hängt stark von den Anforderungen an die personengebunden mobilen Geräte ab. Beispielsweise können Laptops leihweise sehr kurzfristig gestellt werden, sofern sie zu diesem Zeitpunkt nicht anderweitig vergeben sind. Dauerhaft personengebundene mobile Geräte werden nicht bevorratet. Daher kann die Bereitstellung einige Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere unter Berücksichtigung der aktuell allgemeinen, noch immer schwierigen IT-Liefersituation der Vertragshändler.

Das SG Informationstechnik wird eine Liste aller verwendbaren Router-Modelle zur Verfügung stellen. Diese Liste wird regelmäßig hinsichtlich der zulässigen Verwendung überprüft, z. B., ob der Hersteller den entsprechenden Router noch mit Sicherheitsupdates unterstützt. Sollte dies nicht mehr der Fall sein, werden die jeweiligen Beschäftigten darauf hingewiesen. Die Beschäftigten müssen dann einen neuen Router erwerben. Die alternierende Telearbeit ist somit abhängig von der Bereitstellung eines verwendbaren Routers. Der Austausch eines vorhandenen Routers ist demzufolge ebenfalls mit der IT-Abteilung hinsichtlich der Verwendbarkeit abzustimmen.

Ja: in dienstlich veranlassten Einzelfällen.
Nein: in privat veranlassten Fällen.

Zur Erläuterung.

Die Beschäftigten sind verpflichtet, ihre vertraglich geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen (TVöD). Ist die Erbringung der vertraglich geschuldeten Arbeitsleistung am häuslichen Arbeitsplatz nicht möglich und der Wechsel ins Dienstbüro auf Grund dienstlich begründeter Einzelfälle erforderlich, dann handelt es sich dabei um Arbeitszeit.

Beispiele für Fälle, in denen es sich um Arbeitszeit handelt, wenn Beschäftigten innerhalb eines Tages vom Dienstbüro zum häuslichen Arbeitsplatz wechseln müssen, sind:

• Die Beschäftigten können auf Grund einer technischen Störung nicht von zu Hause arbeiten. Die dienstlich bereitgestellte IT-Technik stellt eine Voraussetzung für das Arbeiten am häuslichen Arbeitsplatz dar. Kann diese Voraussetzung vom Arbeitgeber nicht erfüllt werden, dann trägt dieser das Risiko, wenn bereits eine Vereinbarung bzw. ein Bescheid zum Arbeiten am häuslichen Arbeitsplatz geschlossen wurde.
• Die Führungskraft weist den Wechsel auf Grund eines dienstlich begründeten Einzelfalls an.
• Es gibt keine freien Räume in der Kreisverwaltung, um datenschutzgerecht telefonieren oder eine Videokonferenz durchzuführen zu können.

Wechseln die Beschäftigten jedoch innerhalb eines Arbeitstages von sich aus von ihrem Dienstbüro an den häuslichen Arbeitsplatz oder andersherum, dann handelt es sich nicht um Arbeitszeit, da der Wechsel nicht dienstlich begründete ist, sondern privat veranlasst ist.

Bei dienstlich veranlassten Fahrten vom häuslichen Arbeitsplatz aus handelt es sich um Dienstreisen. Der häusliche Arbeitsplatz ist dann der Dienstreisestartpunkt. Die gefahrenen Kilometer werden als Fahrtkosten erstattet. Dies gilt gemäß Bundesreisekostengesetz (BRKG) i. V. m. der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift des Landes Brandenburg zum Bundesreisekostengesetz (Bbg BRKGVwV) nur dann, wenn die Strecke kürzer ist als die von der arbeitsvertraglich vereinbarten Betriebsstätte.