Mitarbeiter-Info 03/2025

Das zentrale Prozess- und Digitalisierungsmanagement wird seit dem Frühling des vergangenen Jahres über den dafür eingerichteten Lenkungsausschuss unter Leitung der Landrätin gesteuert. Monatlich werden die wesentlichen Handlungsfelder in der Verwaltungsleitung besprochen und abgestimmt.

Die Ergebnisse werden zeitnah an alle Amtsleitungen kommuniziert. Damit wird in der zum Teil unübersichtlichen Gemengelage der unterschiedlichsten Handlungsschwerpunkte seitens des Gesetzgebers, der verschiedenen Ebenen und der vielfältigen externen und internen Anforderungen zur Digitalisierung der Kreisverwaltung eine von der Verwaltungsspitze getragene Herangehensweise zur prioritären Abarbeitung unter Beteiligung der relevanten Akteure gesichert.

Ursprünglich war vorgesehen, dass der Arbeit des Lenkungsausschusses eine Projektgruppe zugeordnet wird, in der Fachaufgaben der Ämter Zentrale Steuerung, Organisation und Personal sowie Digitalisierung und Informationstechnik bearbeitet werden. Aus den bisher gesammelten Erfahrungen und der nun eröffneten Möglichkeit, auch über den Kommunalverband DIKOM stärker tätig werden zu können, wird diese Struktur nicht weiter verfolgt.

Stabstelle eingerichtet

Die zentrale Steuerung des Prozess- und Digitalisierungsmanagements obliegt weiterhin der Landrätin und der Verwaltungsleitung über den Lenkungsausschuss. Dazu ist nun bei der Landrätin als bündelnde Aufgabenstruktur eine Stabsstelle eingerichtet worden, die im Januar 2025 ihre Arbeit aufgenommen hat. Bei der Stabsstelle sind organisatorisch das zentrale strategische Digitalisierungsmanagement, die Schnittstelle zum Zweckverband DIKOM und das Notfallmanagement im Rahmen des Geschäftsfortführungsmanagements (Business Continuity Management – BCM) zugeordnet.

Als Leiter der Stabsstelle Digitalisierungsmanagement ist zunächst Herr Pscheidl beauftragt.

Grundlagen geschaffen

Durch die Arbeit des Lenkungsausschusses konnten  mittlerweile vielzählige Vorhaben mit Bezug zur Digitalisierung in eine Abarbeitungsreihenfolge gebracht werden.

So wurde bereits im Zuge der koordinierten Zusammenarbeit der betroffenen Fachbereiche der sicherere Betrieb der EU-Zahlstelle gewährleistet. Die Bearbeitung von über 24 Millionen Euro an zu verteilenden Mitteln wurde sichergestellt. Mit der Umsetzung wesentlicher Bausteine für die Basisanforderungen an die IT-Sicherheit wurden auch wichtige Grundlagen für weitere Vorhaben wie i-Kfz geschaffen.

Das Thema E-Payment wird seit dem 1. Januar 2025 federführend von der Kämmerei betreut. Hierbei geht es um Online-Zahlungsmethoden, beispielsweise zur Bezahlung einer Gebühr für eine Online-Verwaltungsdienstleistung.

Derzeit ist die Erarbeitung einer Vorlage für den Kreisausschuss in Arbeit, allerdings ergeben sich Verzögerungen aufgrund noch nicht besetzter Stellen in der Kämmerei. Nach entsprechendem Beschluss kann die Bezahlmethode aktiviert werden. Nach derzeitigem Stand beschränkt sich die Möglichkeit auf die Zahlung per Kreditkarte. Eine Bezahlmöglichkeit via Paypal wird zu einem späteren Zeitpunkt auf Machbarkeit untersucht.

Die Möglichkeit einer Online-Zulassung von Fahrzeugen (An- und Abmeldung) über i-Kfz wurde im vergangenen Jahr deaktiviert. Grund war das Nichtbestehen eines vom Land durchgeführten Audits.

Zur Wiederzulassung müssen Voraussetzungen geschaffen werden, die nur mit sehr hohem Aufwand erreicht werden können. Dann soll ein weiteres Audit stattfinden.

Das Thema i-Kfz ist als prioritär zu bearbeiten eingestuft. Durch die Zentralisierung der beiden Außenstellen der Zulassungsbehörde in Zossen sowie Luckenwalde zum neuen Standort im Biotechnologiepark (März 2026) ist der Druck hoch, i-Kfz als Baustein zur Entlastung des Frontoffices wieder scharf zu schalten.

Ein wichtiges Thema zur Erleichterung der Arbeit im Hause und zur verlässlichen Arbeit mit den Menschen vor Ort ist die Einführung einer Online-Terminsoftware. Damit wird für besucherintensive Bereiche die Möglichkeit geschaffen, den Personenstrom etwas besser zu lenken.

Das Gesundheitsamt und das Straßenverkehrsamt sind derzeit dabei, die Anforderungen in Vorbereitung einer Ausschreibung zu formulieren. Nach Einführung in diesen beiden Bereichen soll auch für andere Fachämter die Möglichkeit angeboten werden, die Terminsoftware zu nutzen.

Das Gesundheitsamt ist derzeit dabei, Fachsoftware einzuführen, die mit Mitteln des Pakts Öffentlicher Gesundheitsdienst finanziert werden. Begrenzender Faktor für die vielen Vorhaben sind derzeit offene Stellen und fehlende Kapazitäten im Amt für Digitalisierung und IT.

Gesichert ist  die Beschaffung einer Prozesssoftware, die dann auch dem Sachgebiet Zentrale Steuerung und Organisation zur Verfügung gestellt wird und in der Folge schrittweise dem ganzen Haus.

Mit Hilfe einer Prozesssoftware können eigene Prozesse abgebildet werden, was den Wissenstransfer und die Übersicht über alle Prozesse steuerbarer gestaltet. Eine Prozessdatenbank (beispielsweise über die KGSt) hilft, Prozesse von anderen Landkreisen aufzunehmen.

Aktuell erarbeitet das Amt für Informationstechnik und IT eine Vorlage für den Personalrat zur Einführung des DMS. Es soll die Ablagestruktur des Laufwerks H: ersetzen und mittels Rechte-, Rollen- und Löschkonzepten die Verwaltung von Daten deutlich vereinfachen. Nach und nach sollen auch die verschiedenen Fachsoftwares angebunden werden, um die Daten geordnet an einer Stelle revisionssicher zu sichern.

Dazu wird es eine Dienstvereinbarung geben, die klar ausschließt, dass Daten zur Kontrolle von Beschäftigten genutzt werden könnten. Ein entsprechender Entwurf befindet sich derzeit in der finalen Abstimmung und wird dann dem Personalrat übergeben.

Der Landkreis ist seit dem 23. Januar 2025 Mitglied im Zweckverband DIKOM (Digitale Kommunen Brandenburg). Von diesem IT-Dienstleister erwarten wir eine Entlastung des Amtes für Digitalisierung und IT. Dort angebotene Software kann ohne Ausschreibung von uns eingekauft werden, bedarf dann aber natürlich der ordnungsgemäßen Einführung durch uns.

Aktuell wird über die DIKOM bereits das Thema BusBB abgebildet. Dabei handelt es sich um eine Schnittstelle mit dem Landesdashboard, um eigene Leistungen zentral anzubieten. Derzeit werden die entsprechenden Daten eingepflegt. Somit können über eine zentrale Landesplattform in einfacher Weise Verwaltungsdienstleistungen angeboten werden. Sofern vorhanden, ist darüber sogleich die Online-Beantragung und -Abwicklung möglich.

Landesportal für Verwaltungsdienstleistungen

Unser Druck und unsere Forderungen an das Land haben bewirkt, dass die kommunale Ebene mit der Digitalisierung nicht alleine gelassen wird. Über die AG Landkreise stehen nun die Landkreise mit dem Landkreistag in gemeinsamer Verbindung mit den Landesstrukturen wieZIT-BB (IT-Dienstleister des Landes), der DIKOM (kommunaler Zweckverband) und anderen beteiligten Stellen wie die TUIV AG.

Wie im Eingangstext erwähnt, wurde bzw. wird die Projektgruppe zur Stabsstelle umfunktioniert. Dort sind das strategische Digitalisierungsmanagement, das Notfallmanagement und die Verbindung zur DIKOM angesiedelt.

Als Megaprojekt angekündigt ist die notwendige Erneuerung der Netzwerk- und Haus-IT. Hierfür werden noch in diesem Jahr diverse Server erneuert.

In diesem Zuge wird auch die Verkabelung im Haus ertüchtigt. Es handelt sich dabei u. a. um die Kabelstränge, die sich unter den Fensterablagen befinden. Eine Konzeption zur Erneuerung mit einer entsprechenden Raumplanung wird derzeit

Das Umsetzungs- und Zeitkonzept soll entsprechend der Maßgabe der Verwaltungsleitung (DB 17.02.2025) im nächsten Lenkungsausschuss vorbesprochen werden. Zu bedenken sind viele Fragen, wie bauliche Störungen des Arbeitsablaufs, Nutzungseinschränkungen von Büros, Aufgabensicherung, Sicherung der Gremienarbeit u.v.m.  

Entsprechende Informationen werden Sie rechtzeitig erhalten, sobald die Planung steht.

Die elektronische Aktenführung und -übermittlung an Gerichte und Staatsanwaltschaften im Bußgeldverfahren ist ab dem 1. Januar 2026 Pflicht. Entsprechende Vorbereitungen laufen hierfür.

Zur Überarbeitung der Temporären Verfahrensweise wird derzeit ein auf sechs Monate angelegtes Projektteam unter der Leitung des IT-Sicherheitsbeauftragten, Herrn Roßteuscher, zusammengestellt. Dem Team werden inhaltlich Frau Strzelczyk und Frau Grunert zugeordnet.

Das Vergabeverfahren zur Beschaffung der noch ausstehenden ThinClienten für die Citrix-Nutzung im Homeoffice läuft derzeit. Es wird mit einer Ausgabe der Technik ab Ende März 2025 gerechnet. Die Ausgabe findet möglicherweise in einer größeren Übergabeaktion statt.

Das Verfahren zur Einführung einer Bezahlkarte für Geflüchtete stockt landesseitig. Die Landkreise sehen keine Verwaltungserleichterung im Vergleich zur Ausgabe mit Scheckkarten, auch gibt es Datenschutzbedenken.

Die Verpflichtungserklärung ist für Personen, die Visaanträge stellen, eine Möglichkeit, die Finanzierung der geplanten Reise im Visumsantrag nachzuweisen. Die Verpflichtungserklärung kann z.B. von Verwandten, Bekannten oder aus dem Kollegium abgegeben werden. Die Vorbereitungen in der Ausländerbehörde sind hierbei abgeschlossen. Ausstehend ist noch die E-Payment-Anbindung.

Die Einführung des virtuellen Bauamtes einschließlich der DMS-Anbindung ist für den 1. Mai 2025 geplant. Aktuell laufen Module des Probebetriebs.

Eine Dateiaustausch-Lösung ist eine Möglichkeit, (auch größere) Dateien mit externen Stellen auszutauschen, beispielsweise Pläne, Bilder o. ä. Dabei gibt es folgende Schwierigkeiten: Es ist sicherzustellen, dass nur befugte Personen die Daten nutzen und es ist zu unterbinden, dass rechtswidrige Inhalte eine Rolle spielen. Aktuell hat das Thema aufgrund der Personal- und Arbeitssituation keine Priorität, aber es werden die Möglichkeiten über die DIKOM geprüft.