Mitarbeiter-Info 02/2024

Wie weiter mit Leitbild und Struktur?

15. Januar 2024

Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

nach der Diskussion in den Gremien des Kreistages beschlossen die Abgeordneten im April des vorigen Jahres das evaluierte Leitbild. Damit verbunden wurde der Auftrag an die Verwaltung, im Strategiepapier die Haushaltsmaßnahmen zur Umsetzung des Leitbildes schwerpunktmäßig darzustellen und das Leitbild ein Jahr mit der Öffentlichkeit zu diskutieren.

Mannschaftsleistung von Kreistag, Verwaltung und Bürgerschaft

Dazu fanden vier Veranstaltungen in den Sozialräumen des Landkreises mit den Hauptverwaltungsbeamtinnen und -beamten der Gemeinden und Städte, mit Netzwerken, Kreistagsabgeordneten sowie Bürgerinnen und Bürgern statt. Das überwiegend positive Feedback ist Anerkennung einer tollen Mannschaftsleistung von Kreistag, Verwaltung und Bürgerschaft. Gegenwärtig werden die über 30 Vorschläge und Hinweise durch die Verwaltung geprüft und für die Diskussion in den Fachausschüssen aufbereitet.

Am 29. April 2024 soll das Leitbild des Landkreises nach der öffentlichen Diskussion vom Kreistag beschlossen werden. Dabei handelt es sich um die gemeinsame Vereinbarung zu den Zielen und Handlungsschwerpunkten für die nächsten Jahre zwischen Politik, Verwaltung und Bürgerschaft.

Leitbild und Verwaltung

Mit dem Leitbild „Miteinander leben und die Zukunft nachhaltig gestalten“ liegt der besondere Fokus auf einer noch besser organisierten und bürgerfreundlich handelnden Verwaltung. Einer Servicestelle, die viele Dienstleistungen online anbietet, gut erreichbar ist, zügig entscheidet und verständlich kommuniziert.

Natürlich hat die unzureichende Digitalisierung von Arbeitsabläufen, haben Mängel in der Prozess- und Verwaltungsorganisation sowie eine mangelnde Personalausstattung Einfluss auf die Arbeitsorganisation und Kommunikation. Das wurde auch durch die externe Strukturuntersuchung bestätigt, die den Leitbildprozess begleitet hat. Diese hat uns darin bestärkt, diesen Aufgaben im Leitbild nicht nur inhaltlich einen höheren Stellenwert einzuräumen, sondern dafür auch entsprechende Strukturen zu schaffen.

Wie weiter mit den Ergebnissen der Strukturuntersuchung?

Die Digitalisierung der Verwaltung zieht sich durch alle Bereiche der Arbeit, und zwar nach innen und nach außen. Deshalb müssen wir uns in erster Linie über die Ziele und Maßnahmen im Klaren sein. Voraussetzung hierfür ist ein konsequentes Prozessmanagement. Um Prozesse zu optimieren, müssen sie erfasst, beschrieben, gepflegt und fortlaufend dokumentiert werden. Das ist die Grundlage, die nicht nur kleinteilig in jeder Organisationseinheit, sondern bereichsübergreifend geschaffen werden muss. Nur so sind neben der Gewichtung eine strukturierte Aufgabenkritik und die Optimierung von Schnittstellen auf allen Ebenen möglich.

Um zügig beginnen zu können, soll deshalb für den Aufbau eines zentralen Prozess- und Digitalisierungsmanagements temporär ein Lenkungsausschuss unter Vorsitz der Landrätin gebildet werden. Dessen Mitglieder werden die Amtsleitungen IT, Personal und Organisation, der IT-Sicherheits- und der Datenschutz-Beauftragte sowie ein Personalratsvertreter sein.

Eine ständige Projektgruppe soll die Prozesse analysieren, den Ist-Zustand aufnehmen, den Soll-Zustand definieren und die Umsetzung der Leistungen aus dem Online-Zugangs-Gesetz und EfA-Leistungen direkt vorantreiben und bearbeiten.

Ihr werden acht Beschäftigte als ständige Projektmitglieder angehören, und teilprojektbezogen werden Beschäftigte aus den Fachämtern hinzugezogen. Denn eines haben wir in den vergangenen zwei Jahren deutlich als Grenze unserer Digitalisierungsbemühungen aufgezeigt bekommen: Die Digitalisierung der Verwaltung können wir nicht länger „nebenbei mitmachen“. Wir brauchen diese 8 zusätzlichen Stellen, die das Thema an fünf Tagen und 39 Stunden in der Woche voranbringen.

Die 8 Stellen sind im Stellenplan 2024 die erste und eine der wichtigsten Maßnahmen aus der Organisationsuntersuchung. Weitere sind mit der Stellenplandiskussion 2025 und Folgejahre vorgesehen.

Grundsätzlicher Aufbau der Kreisverwaltung

Mit der im Ergebnis der Strukturuntersuchung erstellten Soll-Konzeption wurde der grundsätzliche Aufbau der Kreisverwaltung Teltow-Fläming in eine strategische, operative und fachliche Ebene klassifiziert.

Insgesamt wurden vier Organisationsvarianten (Hinweis: Anlage 3 der Vorlage Herangehensweise Stellenplanung …) entwickelt. In den ersten drei Varianten wurde unter Beibehaltung der vorhandenen vier Dezernate die Trennung einzelner Fachämter in strategische und operative Ämter vorgenommen.

In der Variante 4 – als Vorzugsvariante – wurde ein fünftes Dezernat „Null“ als Querschnittsdezernat vorgeschlagen. Diese Variante wird priorisiert und mindestens temporär zur Prozesssteuerung und Umsetzung der Digitalisierung der Verwaltung für notwendig befunden – und zwar deshalb, weil die aktuelle Struktur nicht die Möglichkeit bietet, den geänderten Anforderungen gerecht zu werden.

Die Dezernatsleitung „Null“ soll die Fachbereiche für das zentrale Prozess- und Digitalisierungsmanagement in der Kreisverwaltung verantworten und zukünftig den Lenkungsausschuss leiten.

Organisatorische Neuordnung von Ämtern

Aus der Organisationsuntersuchung resultieren Empfehlungen für eine neue Organisationsstruktur. Neben der Gründung des Dezernates „Null“ und einer entsprechenden Neuzuordnung einzelner Fachämter wurde vorgeschlagen, das bisherige Hauptamt und das Amt für Bildung und Kultur entsprechend ihrer inhaltlichen Aufgabenstellungen organisatorisch neu zu ordnen.

Zugrunde lag die Prüfung von Aufgabenvielfalt, Aufgabenzuwachs und Leitungsspanne und somit auch der Beherrschbarkeit der Führungsverantwortung. Daraus resultieren folgende Erkenntnisse und Empfehlungen:

Hauptamt und Bauamt

Entstehen soll ein Hauptamt, das sich auf seine ursprünglichen Aufgaben fokussiert:

Gebäudeverwaltung (z. B. Ausstattung, Reinigung, Winterdienst, Raumzuweisungen, Hausmeistertätigkeiten, Lagerverwaltung),
zentrale Beschaffung (z. B. Inventar, Verbrauchsmaterialien, Fachliteratur),
technische Dienstleistungen (z. B. Funktionsgewährung aller technischen Einrichtungen und der Gebäudetechnik),
zentrales Post- und Fuhrparkmanagement,
Bürgerbüro,
Beschwerdemanagement,
Kreis- und Verwaltungsarchiv sowie
Wahlen.

Die Sachgebiete Gebäude- und Liegenschaftsmanagement und Infrastrukturmanagement sollen aus dem Hauptamt herausgelöst und zu einem neuen Bauamt umstrukturiert werden. Dieses soll dem Dezernatsbereich zugeordnet werden, wo die Verantwortung für die Investitionsplanung des Landkreises und ihre finanzielle Umsetzung liegt.

Amt für Bildung und Kultur/Amt für Schulverwaltung und Sport

Das bisherige Amt für Bildung und Kultur stößt ebenso wie das Hauptamt mit seiner Aufgabenvielfalt strukturell an Grenzen.

Eine Neuorganisation in ein Amt für Bildung und Kultur sowie ein Amt für Schulverwaltung und Sport würde die jeweiligen Aufgaben nach außen klarer voneinander abtrennen und sie organisatorisch nach innen beherrschbarer machen.

Dieser Schritt ist vor allem wegen der Weiterentwicklung der Schullandschaft und der größeren Aufgabenverantwortung des Landkreises dabei vor dem Hintergrund des immensen Bevölkerungszuwachses erforderlich. Der Landkreis ist für die weiterbildenden Schulen verantwortlich und aktuell wird der Neubau von drei Oberschulen diskutiert und vorbereitet. Ebenso der Neu- bzw. Anbau von drei Förderschulen.

Ein neues Amt für Bildung und Kultur würde alle Kultur- und Bildungseinrichtungen des Landkreises inhaltlich gut zusammenfassen, den Einrichtungen mehr Gewicht als bisher verleihen und sie in der Außenwahrnehmung sichtbarer machen. Das soll dazu führen, dass die inhaltliche Zusammenarbeit noch intensiver und die Vernetzung noch besser würden.

Mit der Bildung eines Bildungscampus (Volkshochschule, Kreismedienzentrum, Kreismusikschule, Kultur) am Standort in der Dessauer Straße 25 in Luckenwalde wäre, wie bereits als Maßnahme 2014 beschrieben, als der Landkreis in der Haushaltssicherung war, eine effektive Personal- und Finanzbewirtschaftung der Einrichtungen verbunden. Zudem würden sich die vorgenannten Aspekte (Sichtbarkeit, Zusammenarbeit, Vernetzung) noch einmal intensivieren. Strategische Ziele oder Handlungsschwerpunkte könnten inhaltlich besser ausgestaltet und aufeinander abgestimmt umgesetzt werden, z. B. bestimmte Themen, Veranstaltungsformate oder Kooperationsangebote.

Damit würde sich mit diesem seit 2014 verfolgten Ziel die Volkshochschule zu einem kommunalen Bildungs- und Kulturzentrum weiterentwickeln und fände sich gemeinsam mit dem Kreismedienzentrum und dem Bereich Kultur unter einem Dach.

Zusammengefasst hätte das neue Amt die Bereiche

Volkshochschule
Kreismusikschule,
Kreismedienzentrum,
Kultur und Kulturförderung
Museum des Teltow
Neue Galerie in Wünsdorf.

Ein neues Amt für Schulverwaltung und Sport würde klar nach außen vermitteln, dass seine Aufgaben NICHT Inhalte von Bildung und Erziehung, sondern Schulträgerangelegenheiten sind. Dazu gehören die Bewirtschaftung und Unterhaltung der Schulgebäude/Schulanlagen sowie deren Ausstattung sowie Investitionen. „Sport“ und „Schullandheim“ sind freiwillige Aufgaben mit einem engen sachlichen Zusammenhang zu den Schulen (Schulfahrten, Nutzung von Sporthallen durch Vereine und vieles mehr). Deshalb wäre die Zuordnung zur Schulverwaltung folgerichtig.

Das Amt für Schulverwaltung und Sport würde sich demzufolge in folgende Bereiche gliedern:

Schulverwaltung (z. Zt. 10 Schulen; 4 Gymnasien, 3 Förderschulen „Lernen“, 2 Förderschulen „Geistige Entwicklung“ und ein Oberstufenzentrum an zwei Standorten; hinzu kommen weitere Trägeraufgaben wie die Errichtung, Fortführung, Änderung und Auflösung von Schulen. Derzeit wird der Neubau weiterer Oberschulen und Förderschulen vorbereitet),
Schulentwicklungsplanung, Schülerbeförderung sowie
Schullandheim, Sport und Haushalt

Das seinerzeit der Landrätin temporär direkt zugeordnete Amt für zentrale Steuerung, Organisation und Personal soll neben dem Rechtsamt, dem IT-Amt und dem neu strukturierten Hauptamt ebenfalls in das neue Dezernat 0 eingegliedert werden.

Blick zurück und nach vorn

Es ist darauf hinzuweisen, dass die Kreisverwaltung schon einmal in fünf Dezernaten organisiert war. So bildeten das Jugendamt, das Amt für Bildung und Kultur sowie die Untere Denkmalschutzbehörde das damalige Dezernat V. Da das Sozial- und das Jugendamt über viele gemeinsame Schnittstellen verfügen und die zusätzliche Hierarchieebene für Reibungsverluste sorgte, wurde das Dezernat V im Oktober 2014 mit dem Eintritt seines Leiters in den Ruhestand aufgelöst. Das Jugendamt und das Sozialamt sind seither dem Dezernat II zugeordnet.

Aufgrund der Altersstruktur wird sich in der Verwaltung in den nächsten Jahren ein Großteil des Personals verändern. Dieser Prozess soll genutzt werden, um die Strukturveränderungen gemeinsam mit den jetzigen und künftigen Beschäftigten vorzubereiten und umzusetzen. Mit der Vorlage Herangehensweise zur Stellenplanung und Personalentwicklung (Link siehe unten) ist der Kreisausschuss am 20. November 2023 über diese Empfehlungen der Strukturuntersuchung informiert worden. Nun folgt der Kreistag.

Klarheit in der Verwaltung und im Kreistag

Die Legislatur der derzeitigen Beigeordneten geht mit Ablauf des Jahres 2025 bzw. Mitte 2026 zu Ende. Die gesetzliche Grundlage ist die Kommunalverfassung des Landes Brandenburg.

Der neu gewählte Kreistag wird entscheiden, für welche Dezernate die drei Beigeordnetenstellen ausgeschrieben werden sollen. Bei der Wiederwahl eines Beigeordneten kann der Kreistag durch Beschluss von der Ausschreibung der Stelle absehen.

Bis dahin sollte es möglich sein, dass sich Verwaltung und Kreistag über die zukünftige Organisationsstruktur der Verwaltung im Klaren sind.

Zurück