Grundsätzliches zum Prozess- und Digitalisierungsmanagement

Die Möglichkeit einer Online-Zulassung von Fahrzeugen (An- und Abmeldung) über i-Kfz wurde im vergangenen Jahr deaktiviert. Grund war das Nichtbestehen eines vom Land durchgeführten Audits.

Zur Wiederzulassung müssen Voraussetzungen geschaffen werden, die nur mit sehr hohem Aufwand erreicht werden können. Es waren mehrere interne und externe Umsetzungsmöglichkeiten im Gespräch. Zur Umsetzung sind Arbeitsgruppen in Bewegung, ebenso ist das ZIT-BB und der Zweckverband DIKOM einbezogen.

Das Thema i-Kfz ist als prioritär zu bearbeiten eingestuft. Durch die Zentralisierung der beiden Außenstellen der Zulassungsbehörde in Zossen sowie Luckenwalde zum neuen Standort im Biotechnologiepark (März 2026) ist der Druck hoch, i-Kfz als Baustein zur Entlastung des Frontoffices wieder scharf zu schalten.

Das Gesundheitsamt ist derzeit dabei, Fachsoftware einzuführen, die mit Mitteln des Pakts Öffentlicher Gesundheitsdienst finanziert werden. Begrenzender Faktor für die vielen Vorhaben sind derzeit offene Stellen und fehlende Kapazitäten im Amt für Digitalisierung und IT.

Gesichert ist die Beschaffung einer Prozesssoftware, die dann auch dem Sachgebiet Zentrale Steuerung und Organisation zur Verfügung gestellt wird und in der Folge schrittweise dem ganzen Haus.

Mit Hilfe einer Prozesssoftware können eigene Prozesse abgebildet werden, was den Wissenstransfer und die Übersicht über alle Prozesse steuerbarer gestaltet. Eine Prozessdatenbank (beispielsweise über die KGSt) hilft, Prozesse von anderen Landkreisen aufzunehmen.

Das Thema E-Payment wird seit dem 1. Januar 2025 federführend von der Kämmerei betreut. Hierbei geht es um Online-Zahlungsmethoden, beispielsweise zur Bezahlung einer Gebühr für eine Online-Verwaltungsdienstleistung.

Derzeit ist die Kämmerei dabei, eine Vorlage für den Kreisausschuss zu erarbeiten. Die Umsetzung ist für Herbst 2025 terminiert, da einige Folgeprojekte von E-Payment abhängig sind. Dazu gehören beispielsweise i-Kfz, die Verpflichtungserklärung oder Schulungen im Bereich des Gesundheitsamtes. Nach derzeitigem Stand beschränkt sich die Möglichkeit auf die Zahlung per Kreditkarte. Eine Bezahlmöglichkeit via Paypal wird zu einem späteren Zeitpunkt auf Machbarkeit untersucht.

An einer Anbindung an die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform arbeitet die Kämmerei.

Die Vereinheitlichung der EC-Kartenlesegeräte befindet sich in einem laufenden Verfahren bei der Kämmerei in Zusammenarbeit mit dem Amt für Digitalisierung und IT. Ziel ist die Erweiterung des Zahlungsangebotes und die Reduzierung der Handkassen.

Als Megaprojekt angekündigt ist die notwendige Erneuerung der Netzwerk- und Haus-IT. Hierfür werden noch in diesem Jahr diverse Server erneuert.

In diesem Zuge wird auch die Verkabelung im Haus ertüchtigt. Es handelt sich dabei u. a. um die Kabelstränge, die sich unter den Fensterablagen befinden. Auch die Alarmierungsanlage wird in dem Zuge erneuert.

Die Umsetzung erfolgt in zwei Bauabschnitten. Eine Abstimmung wegen des auftretenden Baulärms hinsichtlich eventueller Sprechzeitverkürzungen o.ä. ist noch erforderlich. Sichergestellt werden muss auch die Gremienarbeit.

Mit der Ausschreibung und Vergabe der Bauleistungen soll im Herbst begonnen werden. Für den ersten Bauabschnitt (Bohrungen im Keller) sind 7 Monate eingeplant, dann 2 Monate für die IT und ein Jahr für den zweiten Bauabschnitt (traktweise Kabelerneuerung). Für die traktweise Kabelerneuerung ist eine Woche pro Maßnahme (halbseitiger Trakt eines Gebäudeabschnittes) als Zeitrahmen vorgesehen. Pro Trakt ist damit bis zu 9 Wochen Baulärm zu rechnen.

Entsprechende Informationen werden Sie rechtzeitig erhalten, sobald die Planung steht.

Ein wichtiges Thema zur Erleichterung der Arbeit im Hause und zur verlässlichen Arbeit mit den Menschen vor Ort ist die Einführung einer Online-Terminsoftware. Damit wird für besucherintensive Bereiche die Möglichkeit geschaffen, den Personenstrom etwas besser zu lenken.

Das Gesundheitsamt und das Straßenverkehrsamt sind derzeit dabei, die Anforderungen in Vorbereitung einer Ausschreibung zu formulieren. Nach Einführung in diesen beiden Bereichen soll auch für andere Fachämter die Möglichkeit angeboten werden, die Terminsoftware über Outlook zu nutzen.

Aktuell erarbeitet das Amt für Informationstechnik und IT eine Vorlage für den Personalrat zur Einführung des DMS. Es soll die Ablagestruktur des Laufwerks H: ersetzen und mittels Rechte-, Rollen- und Löschkonzepten die Verwaltung von Daten deutlich vereinfachen. Nach und nach sollen auch die verschiedenen Fachsoftwares angebunden werden, um die Daten geordnet an einer Stelle revisionssicher zu sichern.

Dazu wird es eine Dienstvereinbarung geben, die klar ausschließt, dass Daten zur Kontrolle von Beschäftigten genutzt werden könnten. Ein entsprechender Entwurf befindet sich derzeit in der finalen Abstimmung und wird dann dem Personalrat übergeben.

Der Landkreis ist seit dem 23. Januar 2025 Mitglied im Zweckverband DIKOM (Digitale Kommunen Brandenburg). Von diesem IT-Dienstleister erwarten wir eine Entlastung des Amtes für Digitalisierung und IT. Dort angebotene Software kann ohne Ausschreibung von uns eingekauft werden, bedarf dann aber natürlich der ordnungsgemäßen Einführung durch uns.

Am 5. März 2025 stellte sich die DIKOM-Spitze bei der Landrätin, A17, ITSB und Stabsstelle vor. Hierbei wurden die Möglichkeiten und Erwartungen ausgetauscht. Es wurden Folgegespräche auf Arbeitsebene vereinbart.

Interessant für Sie ist vor allem, dass die DIKOM gegen Entgelt auch bestimmte Fragestellungen zum Datenschutz beantwortet, sofern diese von extern beantwortet werden können.

Aktuell baut der Zweckverband DIKOM seine Möglichkeiten aus. Über die Verbandsversammlung nimmt die Landrätin hierbei Einfluss auf die Entwicklung der Strategie und des Angebots.   

Unser Druck und unsere Forderungen an das Land haben bewirkt, dass die kommunale Ebene mit der Digitalisierung nicht alleine gelassen wird. Über die AG Landkreise stehen nun die Landkreise mit dem Landkreistag in gemeinsamer Verbindung mit den Landesstrukturen wie ZIT-BB (IT-Dienstleister des Landes), der DIKOM (kommunaler Zweckverband) und anderen beteiligten Stellen wie die TUIV AG.

Als erste Ergebnisse der AG Landkreise wurden Formularvorlagen für den „Bewohnerparkausweis“ und zum Teil von „Angelveranstaltung“entwickelt.

Die elektronische Aktenführung und -übermittlung an Gerichte und Staatsanwaltschaften im Bußgeldverfahren ist ab dem 1. Januar 2026 Pflicht.

Alle neu angelegten Akten sind ab dann in elektronischer Form anzulegen.

Die elektronische Führung beinhaltet zwei Komponenten:

• Die E-Akte
• Die Übermittlungsmöglichkeit an Gerichte und Staatsanwaltschaften der E-Akte.

Entsprechende Vorbereitungen in Form einer Projektarbeit laufen hierfür.

Zur Überarbeitung der Temporären Verfahrensweise wurde ein Projektteam unter der Leitung des IT-Sicherheitsbeauftragten, Herrn Roßteuscher, zusammengestellt. Start war der 1. März 2025.

Die bisherige IT-Struktur wird im Zuge der Homeoffice-IT-Ausstattung angepasst. So werden künftig ThinClienten sowohl im Büro als auch im Homeoffice genutzt. Das buchgroße Gerät wird vom Beschäftigten immer mitgenommen.

In einer großangelegten Aktion sollen in den nächsten Wochen rund 800 neue ThinClienten traktweise ausgereicht werden. Es wird mit einer Rolloutphase über zwei Monate gerechnet.  Im März startete zudem das Vergabeverfahren zur Telefonsoftware, um auch die Problemstellung der telefonischen Möglichkeiten im Homeoffice mit abzubilden.

Das Verfahren zur Einführung einer Bezahlkarte für Geflüchtete stockt landesseitig. Die Bezahlkarte ist nichtsdestotrotz im LK TF stufenweise ab April 2025 eingeführt worden, jedoch zieht die Umsetzung einen enormen Aufwand nach sich, da keine Erleichterung im Vergleich zur Ausgabe mit Scheckkarten und Überweisungen gesehen wird.

Die Einführung des virtuellen Bauamtes einschließlich der DMS-Anbindung ist für den 1. Mai 2025 geplant. Aktuell laufen Module des Probebetriebs. Fragen zum Umgang mit dem Virtuellen Bauamt seitens des Landes und dem Umgang mit technischen Fragestellungen mit den Verfahrensherstellern sind noch zu klären.

Die Verpflichtungserklärung ist für Personen, die Visaanträge stellen, eine Möglichkeit, die Finanzierung der geplanten Reise im Visumsantrag nachzuweisen. Die Verpflichtungserklärung kann z.B. von Verwandten, Bekannten oder aus dem Kollegium abgegeben werden. Die Vorbereitungen in der Ausländerbehörde sind hierbei abgeschlossen. Ausstehend ist noch die E-Payment-Anbindung.

Eine Dateiaustausch-Lösung ist eine Möglichkeit, (auch größere) Dateien mit externen Stellen auszutauschen, beispielsweise Pläne, Bilder o. ä. Dabei gibt es folgende Schwierigkeiten: Es ist sicherzustellen, dass nur befugte Personen die Daten nutzen und es ist zu unterbinden, dass rechtswidrige Inhalte eine Rolle spielen. Aktuell hat das Thema aufgrund der Personal- und Arbeitssituation keine Priorität, aber es wurden die Möglichkeiten über die DIKOM geprüft.

Die DIKOM stellt aktuell keine Lösung zur Verfügung, arbeitet jedoch daran. Es wird jedoch nicht mehr im Jahr 2025 damit gerechnet. Eine pilotisierende Einführung der Software ist dann über das Umweltamt vorgesehen.

Die EU-Zahlstelle ist in der Verantwortung der Verwaltung und Kontrolle der Ausgaben der beiden Fonds der gemeinsamen Agrarpolitik. An den Betrieb sind u. a. besondere Sicherheitsanforderungen gestellt. Im Zuge der koordinierten Zusammenarbeit der betroffenen Fachbereiche wurde der sicherere Betrieb der EU-Zahlstelle gewährleistet. Die Bearbeitung von über 24 Millionen Euro an zu verteilenden Mitteln wurde sichergestellt. Mit der Umsetzung wesentlicher Bausteine für die Basisanforderungen an die IT-Sicherheit wurden auch wichtige Grundlagen für weitere Vorhaben wie i-Kfz geschaffen.