Dienstanweisung Nr. 69/2024 zur Zuständigkeit der zentralen Vergabestelle bei Beschaffungsvorgängen

Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

die Dienstanweisung (DA) Nr. 69/2024 zur Zuständigkeit der zentralen Vergabestelle bei Beschaffungsvorgängen vom 4. September 2024 unterlag einer 1. Änderung.

Der Personalrat hat seine Zustimmung erteilt. Sie tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung in Kraft.

In der 1. Änderung der DA Nr. 69/2024 erfolgte eine redaktionelle Trennung des Geltungsbereichs von den Ausnahmen inklusive der Aufnahme einer Verfahrensweise zu den sog. Dringlichkeitsvergaben in § 1a Abs. 4 der DA Nr. 69/2024, die es zu beachten gilt:

„Abweichend von dieser Dienstanweisung ist für die Durchführung von Dringlichkeitsvergaben im Sinne von § 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV, § 3a Abs. 3 Nr. 4 VOB/A-EU, § 8 Abs. 4 Nr. 9 UVgO oder § 3a Abs. 3 Nr. 2 VOB/A 2019 die Bedarfsstelle zuständig.

Der Bedarfsstelle obliegen in eigener Verantwortung die Feststellung und Dokumentation der Voraussetzung der Dringlichkeitsvergabe und die Durchführung und Dokumentation des Vergabeverfahrens.

Die Bedarfsstelle kann sich von der zentralen Vergabestelle hierzu beraten lassen.“

Ergänzende Informationen über Zuständigkeiten

Die zentrale Vergabestelle des Rechtsamts veröffentlichte nach Übernahme der Zuständigkeit zusätzliche Informationen zum Wirkungskreis und den künftigen Abläufen bei Vergabeverfahren, die über sie durchgeführt werden. So wurde im ersten Schritt mit der Übernahme von Vergabeverfahren aus dem Bereich der Landrätin sowie den Dezernaten II-IV begonnen.

Die Verwaltungsleitung hat nunmehr festgelegt, dass die Bedarfsstellen und somit Vergaben aus dem gesamten Dezernat I in Abhängigkeit der Stellenbesetzungen und der damit verbundenen Auslastung der zentralen Vergabestelle erfolgen werden. Hierüber wird die Verwaltungsleitung in regelmäßigen Abständen beraten.

In Bezug auf die DA Nr. 69/2024 zur Zuständigkeit der zentralen Vergabestelle bei Beschaffungsvorgängen gilt damit ab sofort Folgendes:

• Die DA Nr. 69/2024 zur Zuständigkeit der zentralen Vergabestelle bei Beschaffungsvorgängen in der Fassung vom 14.01.2025 findet bis auf Weiteres keine Anwendung für ausschreibungspflichtige Beschaffungsvorgänge (Liefer-, Dienst- und Bauleistungen) der mittelbewirtschaftenden Ämter des Dezernates I.

• Die Entscheidung über die aktuelle Zuständigkeit für die Durchführung eines Vergabeverfahrens (zentrale Vergabestelle / Ämter aus dem Dezernat I) ist abhängig davon, wer als Bedarfsstelle zur Aufgabenerledigung gemäß Aufgabengliederungs- und Geschäftsverteilungsplan den jeweiligen Beschaffungsgegenstand benötigt.

• Für Vergabeverfahren, die seit dem 6. September 2024 über die zentrale Vergabestelle durchgeführt werden, ist für die jeweilige Bedarfsstelle aus dem Bereich der Landrätin sowie der Dezernate II-IV unter Umständen eine Hinzuziehung von sachkundigen Stellen bzw. Ämtern oder Sachgebieten aus dem Dezernat I erforderlich. Die Zusammenarbeit für eine erfolgreiche Durchführung von Vergabeverfahren ist daher von allen Beteiligten zu beachten und zu gewährleisten.

Über Änderungen gegenüber dieser aktuell geltenden Vorgehensweise wird rechtzeitig informiert.

Zur Klarstellung und um Missverständnisse vorzubeugen, sollen an dieser Stelle auch nochmal die Aufgaben der zentralen Beschaffungsstellen (vgl. § 2 DA Nr. 69/2024) in der Kreisverwaltung näher erläutert werden:

Gemäß § 2 Abs. 1 der DA Nr. 69/2024 muss keine Beauftragung der zentralen Vergabestelle erfolgen, wenn ein Vertrag des Landkreises Teltow-Fläming mit einer zentralen Beschaffungsstelle wie der ZDPol besteht, über die Bestellungen vorgenommen werden dürfen.

Die Bedarfsstellen haben jedoch zwingend die Zuständigkeiten des Hauptamtes (Amt 10) sowie des Amtes für Digitalisierung und Informationstechnik (Amt 17) gemäß dem geltenden Aufgabengliederungs- und Geschäftsverteilungsplan zu beachten. So erfolgt insbesondere durch das Amt 10 bzw. Amt 17 eine zentrale Beschaffung und Bereitstellung von beispielsweise Inventar, Bürotechnik, Verbrauchsmaterialien, Bücher, Zeitschriften, Vordrucken oder einer einheitlichen Bürokommunikation (vgl. Aufgabengliederungs- und Geschäftsverteilungsplan, Abschnitt 10.1 SG Zentrale Dienste, S. 50 ff. sowie Abschnitt 17.1 SG Informationstechnik, S. 76 ff.). Wenn die Fachämter als Bedarfsstellen Bestellungen beim Amt 10 / Amt 17 vornehmen, ist bis auf Weiteres eine ggf. erforderliche Ausschreibung aus dem Dezernat I zu veranlassen.

Direkte Bestellvorgänge von den Bedarfsstellen sind in diesen Fällen nicht vorgesehen. Auch die Einrichtung eigener Zugänge z. B. bei Amazon oder dem ZDPol durch die Fachämter ist nicht angedacht. Bitte wenden Sie sich in solchen Beschaffungsfällen an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen im Amt 10 bzw. im Amt 17.

Ihr
Amt für zentrale Steuerung, Organisation und Personal